Khi thuê tài sản của cá nhân như: mặt bằng, nhà xưởng, máy móc, phương tiện vận tải,… thì cần những thủ tục chứng từ gì để chi phí trên là chi phí hợp lý .Và để được xác định là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN thì phải nộp các khoản lệ phí và thuế nào, tất cả sẽ được làm rõ qua bài viết bên dưới.

Xác định doanh thu tính thuế theo thời gian thuê: Hợp đồng thuê tài sản thường có khoản thời gian không cố định trong một năm mà có thể kéo dài ở nhiều năm.

1. DOANH THU TÍNH THUẾ ĐƯỢC TÍNH KỂ TỪ LÚC KÝ HỢP ĐỒNG ĐẾN HẾT NĂM .

1.1 Thuê dưới một năm.

_ Nếu doanh thu dưới 100 triệu: Không phải kê khai lệ phí môn  bài và thuế GTGT , thuế TNCN trên doanh thu đó.

Ví dụ: Công ty TNHH Tư vấn Quản lý Huy Phong thuê nhà của Ông A để làm văn phòng của công ty, thời gian thuê 5 tháng ( 01/08/2018 đến 31/12/2018 ) với giá thuê 10 triệu/tháng.

Tổng doanh thu trên năm là 50 triệu dưới 100 triệu thì không cần phải kê khai lệ phí môn bài và thuế GTGT, thuế TNCN vẫn được phép hoạch toán vào chi phí hợp lý.

_ Nếu doanh thu trên 100 triệu: Phải tiến hành kê khai lệ phí môn bài và thuế GTGT, thuế TNCN cũng như nộp thuế phát sinh trên doanh thu đó cho cơ quan thế quản lý.

Ví dụ: Công ty TNHH Tư vấn Quản lý Huy Phong thuê nhà của Ông A để làm văn phòng của công ty, thời gian thuê 5 tháng ( 01/08/2018 đến 31/12/2018 ) với giá thuê 30 triệu/tháng.

Tổng doanh thu trên năm là 150 triệu trên 100 triệu thì phải tiến hành kê khai nộp lệ phí môn bài và thuế GTGT, thuế TNCN.

1.2 Thuê qua nhiều năm.

_ Nếu doanh thu dưới 100 triệu: Không phải kê khai lệ phí môn  bài và thuế GTGT , thuế TNCN trên doanh thu đó.

_ Nếu doanh thu trên 100 triệu: Phải tiến hành kê khai lệ phí môn bài và thuế GTGT, thuế TNCN cũng như nộp thuế phát sinh trên doanh thu đó cho cơ quan thuế quản lý.

Ví dụ: Công ty TNHH Tư vấn Quản lý Huy Phong thuê nhà của Ông A để làm văn phòng của công ty, thời gian thuê là 2 năm 4 tháng ( 01/09/2018 đến 31/12/2020) với giá thuê 15 triệu/tháng.

Năm 2018: Thời gian thuê là 4 tháng ( 01/09/2018 đến 31/12/2018 ) tổng doanh thu cho thuê 60 triệu/năm dưới 100 triệu/năm. Vẫn phải tiến hành kê khai doanh thu đó với cơ quan thuế vì thời hạn hợp đồng kéo dài liên tiếp qua nhiều năm nhưng không phải nộp lệ phí môn bài cũng như thuế GTGT và thuế TNCN trên doanh thu đó của năm 2018

Năm 2019 và 2020: Tổng doanh thu cho thuê mỗi năm 180 triệu/năm, do tại thời điểm thuê đã kê khai doanh thu với cơ quan thuế rồi nên sang những năm sau không cần kê khai lại chỉ tiến hành nộp các khoản bắt buộc: Lệ phí môn bài, 5% thuế GTGT và 5% thuế TNCN trên doanh thu 1 năm ( Có thể nộp 1 lần ở đầu năm hay chia nhỏ nộp theo hạn thanh toán tiền thuê trên hợp đồng).

2. HỒ SƠ THỦ TỤC THUÊ VÀ QUY ĐỊNH VỀ THUẾ PHÁT SINH ĐẾN VIỆC CHO THUÊ TÀI SẢN.

2.1 Doanh thu dưới 100 triệu/năm.

2.1.1 Hồ sơ thủ tục.

_ Hợp đồng thuê tài sản có ký kết giữa bên cho thuê và bên thuê không cần công chứng.

_ Chứng từ thanh toán: Phiếu thu, phiếu chi, giấy náo Nợ, giấy báo Có

_ Không cần kê khai với cơ quan thuế và cũng không phải nộp 5% thuế GTGT, 5% thuế TNCN trên doanh thu cho thuê đó.

2.1.2 Quy định về thuế GTGT, thuế TNCN, lệ phí môn bài.

Tại thông khoản 2 điều 1 Thông tư 119/2014/TT – BTC có viết:

 “ Hộ gia đình, cá nhân có tài sản cho thuê thuộc đối tượng phải khai, nộp thuế GTGT, thuế TNCN và nộp thuế môn bài theo thông báo của cơ quan thuế. Riêng đối với hộ gia đình, cá nhân có tài sản cho thuê mà tổng số tiền cho thuê trong năm thu được từ 100 triệu trở xuống hoặc tổng số tiền cho thuê trung bình một tháng trong năm từ 8.4 triệu đồng trở xuống thì không phải khai, nộp thuế GTGT, thuế TNCN  và cơ quan thuế không thực hiện cấp hóa đơn bán lẻ đối với trường hợp này”.

Tại điểm b điều 4 Thông tư 92/2015/TT ­– BTC có viết:

“ b) Đối với cá nhân cho thuê tài sản thì mức doanh thu 100 triệu đồng/năm trở xuống để xác định cá nhân không phải nộp thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN là tổng doanh thu phát sinh trong năm dương lịch của cá hợp đồng cho thuê tài sản”

Tại điều 3 Nghị định 139/2016/NĐ – CP có viết:

“ Các trường hợp được miễn lệ phí môn bài, gồm: Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 100 triệu đồng trở xuống”.

Tại điều 3 Thông tư 302/2016/TT – BTC có viết:

“ Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 100 triệu đồng trở xuống.Mức doanh thu từ 100 triệu đồng trở xuống để xác định cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình được miễn lệ phí môn bài là tổng doanh thu tính thuế thu nhập cá nhân theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân”.

Kết luận chung: Nếu doanh thu cho thuê tài sản dưới 100 triệu/năm thì cá nhân không cần phải kê khai nộp lệ phí môn bài cũng như thuế GTGT, thuế TNCN trên doanh thu đó. Công ty ( tư cách pháp nhân ) được phép hạch toán chi phí này là hợp lý khi quyết toán thuế TNDN cuối năm.

2.2 Doanh thu trên 100 triệu/năm.

2.2.1 Đối tượng kê khai.

Tại khoản 1và khoản 2 điều 8 Thông tu 92/2015/TT – BTC có viết:

“ _Cá nhân cho thuê tài sản trực tiếp kê khai với cơ quan thuế .

   _ Hoặc bên thuê tài sản khai và nộp thuế thay nếu trong hợp đồng có thỏa thuận   bên thuê là người nộp thuế ”.

Nếu trên hợp đồng có thỏa thuận về việc kê khai và nộp thuế thay thì ngoài chi phí thuê tài sản ban đầu trên hợp đồng thì tiền nộp thuế thay cũng sẽ được cộng gộp với tiền thuê để đưa vào chi phí khi quyết toán thuế TNDN cuối năm.

2.2.2 Các loại thuế phát sinh.

a). Thuế môn bài ( hay lệ phí môn bài ).

Lưu ý: Nếu thời gian ký hợp đồng thuê tài sản ở nữa năm sau ( từ ngày 01/07/20xx đến ngày 31/12/20xx ) thì tiền lệ phí môn bài chỉ nộp một nữa so với mức quy định ban đầu.

b). Thuế GTGT và thuế TNCN.

Tại điều 4 Thông tư 92/2015/TT – BTC có viết:

“Doanh thu tính thuế đối với hoạt động cho thuê tài sản được xác định như sau:

_Doanh thu tính thuế GTGT đối với hoạt động cho thuê tài sản là doanh thu bao gồm thuế ( trường hợp thuộc diện chịu thuế ) của số tiền bên thuê trả từng kỳ theo hợp đồng thuê và các khoản thu khác bao gồm khoản tiền phạt, bồi thường mà bên cho thuê nhận được theo thỏa thuận tại hợp đồng thuê

_Doanh thu tính thuế TNCN đối với hoạt động cho thuê tài sản là doanh thu bao gồm thuế ( trường hợp thuộc diện chịu thuế ) của số tiền bên thuê trả từng kỳ theo hợp đồng thuê và các khoản thu khác bao gồm khoản tiền phạt, bồi thường mà bên cho thuê nhận được theo thỏa thuận tại hợp đồng thuê.

_Trường hợp bên thuê trả tiền thuê tài sản trước cho nhiều năm thì doanh thu tính thuế GTGT và thuế TNCN xác định theo doanh thu trả tiền một lần “.    

Thuế suất thuế GTGT và thuế TNCN áp trên doanh thu cho thuê như sau:

_ Thuế GTGT: Trích 5% trên doanh thu tính thuế.

_ Thuế TNCN: trích 5% trên doanh thu tính thuế.

Kết luận chung: Nếu doanh thu cho thuê tài sản của cá nhân trên 100 triệu/năm thì tổng tiền thuế và lệ phí phải nộp NSNN là:

Tổng thuế, lệ phí phải nộp = ( Tổng doanh thu tính thuê  X 10%) + Lệ phí môn bài.

Ví dụ: Công ty TNHH Tư vấn Quản lý Huy Phong  thuê nhà của Ông A để làm văn phòng của công ty, thời gian thuê là 2 năm ( 01/01/2018 đến 31/12/2019 ) với giá thuê 15 triệu/tháng giá thuê trên chưa bao gồm thuế và lệ phí phát sinh. Bên cho thuê (Ông A ) sẽ trực tiếp tiến hành khai báo với cơ quan thuế về doanh thu trên.

_ Tổng doanh thu năm dương lịch: 180 triệu/năm lớn hơn 100 triệu/năm. Vậy lệ phí môn bài mà Ông A phải nộp cho cơ quan thuế là 300.000 đồng/năm.

_ Doanh thu chịu thuế = 180.000.000 / 0.9 = 200.000.000 đồng

_ Thuế GTGT và thuế TNCN phải nộp là 20.000.000

Tiền thuế = ( (180.000.000) / 0.9 ) x 5%) + ( (180.000.000) / 0.9 ) x 5% ) = 20.000.000 đồng

Tổng tiền thuế và lệ phí ông A phải nộp trong năm dương lịch là:20.000.000 đồng/năm.

Ví dụ: Công ty TNHH Tư vấn Quản lý Huy Phong thuê nhà của Ông A để làm văn phòng của công ty, thời gian thuê là 2 năm ( 01/01/2018 đến 31/12/2019 ) với giá thuê 16.5 triệu/tháng giá thuê trên đã bao gồm các khoản thuế và lệ phí phát sinh. Bên cho thuê (Ông A ) sẽ trực tiếp tiến hành khai báo với cơ quan thuế về doanh thu trên.

_ Tổng doanh thu năm dương lịch: 198 triệu/năm lớn hơn 100 triệu/năm. Vậy lệ phí môn bài mà Ông A phải nộp cho cơ quan thuế là 300.000 đồng/năm.

_ Doanh thu chịu thuế = 198.000.000 đồng

_ Thuế GTGT và thuế TNCN phải nộp là: 19.800.000 đồng

Tiền thuế = ( 198.000.000 x 5%) + ( 198.000.000 x 5% ) = 19.800.000 đồng

Tổng tiền thuế và lệ phí ông A phải nộp trong năm dương lịch là:19.800.000 đồng/năm.

2.2.3 Hồ sơ và thủ tục khai thuế khi cho thuê tài sản.

a). Hồ sơ.

_ Hợp đồng thuê nhà sao y bản chính.

_ CMND của chủ sở hữu căn nhà.

_  Mẫu 05 – ĐK – TCT ban hành kèm theo Thông tư 95/2016/TT – BTC (đối với cá nhân chưa mã số thuế cho thuê tài sản ).

_ Tờ khai lệ phí môn bài ban thành theo Nghị định 139/2016/NĐ – CP.

_ Tờ khai thuế cho thuê tài sản Mẫu 01/TTS ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT – BTC

_ Mẫu 01 – 1/BK – TTS (Đối với lần khai thuế đầu tiên của hợp đồng thuê ).

b) Thủ tục.

_ Liên hệ cơ quan thuế tại nơi cho thuê tài sản để tiến hành kê khai.

_ Cá nhân nếu chưa có MST cho thuê tài sản thì phải liên hệ đội thuế liên phường nơi có tài sản cho thuê để tiến hành thủ tục cấp mã số thuế.

_ Sau khi có mã số thế rồi thì tiến hành nộp những hồ sơ trên cho quản lý liên phường nơi có tài sản cho thuê để nhân viên thuế tiến hành cấp hồ sơ.

_ Khi đã hoàn tất việc kê khai trên thuế thì cứ căn cứ vào tờ khai để nộp tiền thuế phát sinh vào ngân sách nhà nước.

_ Chỉ kê khai một lần đến khi hết hạn hợp đồng, nếu trong quá trình cho thuê có phát sinh thay đổi thì phải liên hệ cơ quan thuế để kê khai điều chỉnh.

_ Thời hạn tiến hành kê khai thuế từ ngày ký hợp đồng hết ngày cuối cùng của tháng ký hợp đồng.